Politique de confidentialité

Politique sur la protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 6 septembre 2023

Innovation Tootelo inc. accorde beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. C’est pour cette raison que Tootelo a mis en place la présente politique de confidentialité (la « Politique ») ayant comme objectif d’encadrer les pratiques de Tootelo en matière de traitement des Renseignements personnels.

La présente Politique décrit nos pratiques en matière respect de la vie privée et de protection des Renseignements personnels, y compris la manière dont nous traitons, recueillons, utilisons et divulguons vos Renseignements personnels (définis ci-dessous).

En visitant ou en utilisant le site tootelo.com (le Site web) ou en faisant appel à l’un de nos Services (tel que défini ci-dessous), vous acceptez que nous puissions traiter, recueillir, utiliser, transférer, divulguer et conserver vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites dans la présente Politique. Si vous n'acceptez pas de respecter et d'être lié par la Politique, vous n’êtes pas autorisé à visiter, accéder ou utiliser le Site web ou les Services ni à partager vos Renseignements personnels avec nous.

Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de Tootelo, ou à toute autre personne affiliée à Tootelo, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un Renseignement personnel tel que défini par la loi.

‍1. DEFINITIONS

Les mots et expressions qui suivent, lorsqu’ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d’une dérogation implicite ou explicite dans le texte : 

« Renseignements personnels » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, tel que défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) ou par toute autre loi équivalente d’une autre juridiction. De manière générale, un renseignement concerne une personne physique et permet de l’identifier lorsqu’il révèle, directement ou indirectement, quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (par exemple, les habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce, quelle que soit la nature du support ou la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre). 

« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne chargée de l’application de la présente Politique et dont les coordonnées se trouvent à la l’article 2 de la Politique.

« Services » renvoie au Site web et à ses fonctionnalités ainsi qu’à tous les services connexes offerts en ligne ou en personne par Tootelo, qui pourrait inclure un infolettre, le service à la clientèle, le contact (lorsque vous demandez que l’on vous contacte) et la documentation qui est mise à votre disposition.

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2. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les questions portant sur la politique et les procédures de Tootelo en matière de respect de la vie privée peuvent être adressées à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

‍Responsable : Rosemarie Boulanger, CRHA, Développement humain

Par téléphone : (514) 373-1000

Par courriel : confidentialitetootelo@tootelo.com (à l’attention de Rosemarie Boulanger, Responsable de la protection des renseignements personnels)

Par la poste : 500 rue d’Avaugour, bureau 2500, Boucherville (Québec) J4B 0G6

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3. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de mettre à jour et modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, nous publierons la version révisée de la Politique de confidentialité et actualiserons la date de dernière mise à jour figurant au haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter notre Politique de confidentialité lorsque vous visitez le Site web afin de rester informé de la manière dont nous traitons les Renseignements personnels. Si vous n'approuvez pas les conditions mises à jour de la Politique de confidentialité, nous vous invitons à ne plus utiliser notre Site web et nos Services. Le fait de continuer à utiliser notre Site web ou nos Services après la publication de toute modification constitue une acceptation de ces modifications. 

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4. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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4.1.  Collecte des Renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous :

• des coordonnées et renseignements personnels, tels votre nom et prénom, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre langue préférée (si vous remplissez le formulaire de contact ou soumettez votre curriculum vitae);

• des renseignements que vous choisissez de fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, répondez à des sondages ou communiquez avec l’un de nos employés, comme vos préférences et intérêt;

• des renseignements recueillis automatiquement lors de l’utilisation du Site web et de nos Services, incluant :

• des renseignements de connexions et autres informations sur vos activités sur le Site web, comme votre adresse IP, les pages que vous avez consultées, l’heure et la date de vos visites, le type de navigateur que vous utilisez, le système d’exploitation de votre appareil et d'autres informations matérielles et logicielles;

• des données de géolocalisation, comme votre adresse IP, une localisation précise ou approximative déterminée à partir de votre adresse IP ou du GPS de votre appareil mobile (selon les réglages de votre appareil et de votre navigateur);

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4.1.1 Collecte des Renseignements personnels pour le recrutement

Nous collectons des données personnelles sur vous à partir des sources suivantes :

• Vous, le candidat, via un site d’emploi en ligne, un site carrière, par e-mail, en personne avec des entretiens vidéos, et/ou par toute autre méthode.
• Ceux qui vous ont référé, auprès de qui nous avons collecté vos données personnelles.
• Les fournisseurs tiers de confiance qui vous recommandent comme candidat pour un poste à pourvoir spécifique ou pour notre entreprise de façon plus générale.
• À partir de sources accessibles publiquement, comme LinkedIn ou d’autres sources où nous collectons votre nom complet, votre adresse e-mail, votre historique de travail, et d’autres données incluses dans votre profil.
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  Les informations personnelles que nous collectons auprès de vous
  Ces données peuvent inclure, sans s’y limiter, les informations suivantes :

• Nom
• Coordonnées du contact
• Formation scolaire
• Expérience professionnelle
• Compétences/qualifications
• Profil comportemental
• CV et toute documentation d’appui jointe à votre CV, comme des copies de certificats, un passeport, des lettres de candidature, etc.
• Les détails de vos visites sur notre site carrière, ce qui inclut sans s’y limiter les données de trafic, les données d’emplacement, les journaux Web et autres données de communication, le site qui vous a référé vers notre site Web, et les ressources auxquelles vous avez accès.

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4.2.  Utilisation des Renseignements personnels 

Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci-dessous :

• exploiter, administrer, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités de notre Site web;
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• pour vous fournir des Services et assurer le fonctionnement du Site web;
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• améliorer nos Services et développer de nouveaux Services et fonctionnalités du Site web;
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• vous envoyer des messages à des fins de marketing et de développement des affaires, si vous avez préalablement consenti au traitement de vos Renseignements personnels à ces fins;
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• répondre à vos questions et vous fournir une assistance au besoin;
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• recueillir les avis, commentaires, questions, demandes et plaintes relativement à nos Services et au Site web;
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• effectuer des recherches et des analyses en lien avec notre entreprise et nos Services;
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• détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables; 
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• vous transmettre des communications conformément à la loi;
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• pour réorganiser ou modifier la structure de notre entreprise;
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• pour toute autre fin permise ou requise par la loi.

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Veuillez noter que nous n’utilisons pas les informations que nous recueillons afin d’en tirer des inférences ou quelque interprétation que ce soit. 

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4.2.1 Utilisation des Renseignements personnels pour le recrutement

Nous nous appuyons sur l’intérêt légitime comme base légale pour collecter et utiliser vos données personnelles.

Lorsque vous postulez à une offre d’emploi via nos fournisseurs d’intégration de site d’offres d’emploi et postulation rapide, nous nous appuyons sur le consentement lors du processus de candidature pour divulguer vos données personnelles au prestataire de service sur la base décrite ci-dessous.

Fins du traitement

Nous traitons vos données personnelles liées à votre personne dans le but de nous permettre de déterminer si vous correspondez à l’emploi. Sans ce traitement, il ne nous serait pas possible de prendre en considération votre candidature. Nous utilisons les informations sur vous dans un ou plusieurs des buts suivants :

• Identifier et évaluer les candidats pour un emploi potentiel, ainsi que de futures rôles susceptibles de devenir disponibles
• Conserver des dossiers en rapport avec le recrutement
• Communiquer avec vous et répondre à vos demandes ou candidatures
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Divulgation de vos informations

Nous prenons soin de partager seulement vos informations personnelles avec les personnes qui en ont vraiment besoin pour effectuer leurs tâches et devoirs.

Premièrement, nous transmettons vos informations à nos prestataires de service, qui utilisent vos informations conformément à nos instructions uniquement et dans le cadre de la loi.

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4.3.  Communication des Renseignements personnels 

Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à nos employés, entrepreneurs, consultants, mandataires, fournisseurs de services et autres tierces parties de confiance (collectivement, les « Fournisseurs de services »), qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à exploiter notre Site web, à réaliser et à protéger nos activités ou à vous servir, à condition que ces Fournisseurs de services se soient préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables et à notre programme de gouvernance de l’information.

Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos Renseignements personnels à de tierces parties, sous réserve des exceptions prévues par la loi ou À moins d’avoir préalablement obtenu votre consentement.

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4.3.1. Fournisseurs de services et autres tiers

Bien que nous tentions d’éviter de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers, certains produits et services offerts par l'entremise de Tootelo peuvent être fournis ou exécutés par des fournisseurs de services pour notre compte. Afin de vous fournir les produits ou services que vous nous demandez, il se peut que nous devions communiquer ou transférer des renseignements à votre sujet à ces tiers dans différentes situations. Nous avons défini ci-dessous les cas pour lesquels un tel partage pourrait avoir lieu :
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Google Analytics – Nous l’utilisons pour analyser l’audience et le trafic du Site web. Voir leur politique de confidentialité;

Google Tag Manager - Nous l’utilisons pour gérer les codes de suivi et fragments de code (« balises »). Voir leur politique de confidentialité;

Google API - Nous utilisons des API pour permettre la communication avec les services Google et l'intégration à d'autres services (par exemple : Recherche, Gmail, Traduction ou Google Maps). Voir leur politique de confidentialité;

Meta (Facebook) - Nous l’utilisons pour faire la promotion de nos services. Voir leur politique de confidentialité;

Vimeo - Nous l’utilisons comme plateforme de partage de vidéos que nous créons. Voir leur politique de confidentialité.

Hotjar - Nous utilisons cet outil pour suivre l'utilisation et l'interaction des visiteurs dans notre site web. Voir leur politique de confidentialité.

Webflow - Nous utilisons ce logiciel pour créer et maintenant le Site web. Voir leur politique de confidentialité.

Zoho - Nous l’utilisons pour le recrutement et plateforme RH. Voir leur politique de confidentialité

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Nous concluons des contrats écrits avec nos Fournisseurs de services avant de leur divulguer vos Renseignements personnels et nous ne leur fournissons que les Renseignements personnels nécessaires à l'exécution de leur mandat. Dans le cadre de ces contrats conclus avec nos Fournisseurs de services, nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés, et ces Fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les Renseignements personnels selon nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. De plus, ces Fournisseurs de services nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates qui sont proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos Fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos Renseignements personnels, nous leur demandons de détruire ces données de manière appropriée.

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4.3.2. Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits

Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels lorsque nous estimons qu’une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment :

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• pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence;

• pour protéger nos activités;

• pour nous conformer à des procédures judiciaires;

• pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité, nos biens ou ceux de nos sociétés affiliées, les vôtres ou ceux de tiers;

• pour nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir; et

• conformément aux lois en vigueur qui sont applicables, y compris des lois en dehors de votre pays de résidence.

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4.3.3. Transactions commerciales

Nous pouvons partager, transférer ou communiquer, en stricte conformité avec la présente Politique, vos Renseignements personnels en cas de vente, de transfert ou de cession, en tout ou en partie, de Tootelo ou de nos actifs (par exemple, à la suite d’une fusion, d’une consolidation, d’un changement de contrôle, d’une réorganisation, d’une faillite, d’une liquidation ou de toute autre transaction commerciale, y compris dans le cadre de la négociation de telles transactions). Dans ce cas, nous vous informerons avant que vos Renseignements personnels ne soient transférés et ne soient régis par une autre politique de confidentialité. 

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4.4.  Consentement

Nous n’utiliserons vos Renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, conformément à la présente Politique. Nous solliciterons votre consentement avant d’utiliser vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées aux présentes, sous réserve des exceptions prévues par la loi, incluant lorsque la nouvelle utilisation projetée est compatible avec la fin pour laquelle les Renseignements personnels ont été recueillis initialement.

Dans la mesure du possible, Tootelo obtient directement auprès de la personne concernée son consentement à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si vous nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d’autres personnes, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements en plus d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication. 

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 4.5.  Conservation des Renseignements personnels

Nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis et dans la mesure permise ou requise par la loi. Si vous souhaitez plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels seront conservés, veuillez communiquer avec notre responsable du respect de la vie privée.

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5. VOS DROITS

À titre de personne concernée, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en nous transmettant une demande écrite par courriel ou par la poste à l’attention de notre Responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l’article 2 de la Politique :

• Vous avez le droit d’être informé des Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, des informations sur les finalités pour lesquelles nous avons utilisé et utilisons vos Renseignements personnels;

• Vous avez le droit de demander une copie papier des documents contenant vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable;

• Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts;

• Vous avez le droit de demander la suppression de vos Renseignements personnels si la collecte n’est pas autorisée par la loi;

• Vous avez le droit en tout temps de retirer ou modifier votre consentement à ce que nous traitions vos Renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Dans certaines circonstances, le retrait de votre consentement peut faire en sorte que Tootelo ne soit plus en mesure de vous fournir certains produits ou services, selon le cas;

• Vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire;

• Vous avez le droit de demander que vos Renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé;

• Vous avez le droit de porter plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des Renseignements personnels, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/formulaires-et-lettres-types/ 

Afin de donner suite à votre demande, il peut vous être demandé de fournir un document d'identification approprié ou de vous identifier autrement. Nous ferons de notre mieux pour vous répondre dans un délai d'un mois.

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6. TÉMOINS DE CONNEXION ET AUTRES TECHNOLOGIES DE SUIVI ET DE PROFILAGE (COOKIES) 

Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies de suivi ou de profilage (collectivement, les « Cookies ») lorsque vous accédez ou utilisez notre Site web ou, à moins que vous n'ayez configuré votre navigateur ou votre appareil pour qu'il bloque certains ou tous les Cookies. Ces Cookies nous aident à opérer, protéger et optimiser le Site web, à améliorer les Services et à personnaliser votre expérience de navigation en fonction de vos intérêts. Les Cookies sont de petits fichiers texte qu’un site Web enregistre sur votre ordinateur, appareil mobile ou navigateur web lorsque vous accédez à un site Web pour la première fois. Les Cookies sont utilisés pour recueillir, enregistrer et transmettre des identifiants, des fichiers images et d’autres informations, telles votre langue de préférence, votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, le type d'appareil que vous utilisez et l'identifiant unique de votre appareil, qui permettent notamment à l’opérateur du site Web de reconnaître votre appareil et vos préférences de navigation et d’assurer le préremplissage de formulaires ou de certains champs requis lors de vos visites subséquentes.

Si certains des Cookies que nous utilisons sont supprimés à la fin de chacune de vos sessions de navigation en cours, d'autres Cookies sont persistants et sont conservés sur votre appareil ou sur votre navigateur pour la durée définie dans le fichier du Cookie correspondant afin de nous permettre de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite sur le Site web.

Des tiers en qui nous avons confiance, tels que Google Analytics ou d'autres Fournisseurs de services similaires, peuvent également utiliser des Cookies pour recueillir ces données pour nous, conformément à leurs politiques de confidentialité.

La plupart des renseignements recueillis par l’intermédiaire des Cookies sont généraux et ne vous identifient pas directement. Ces renseignements nous permettent notamment de garantir le fonctionnement et la sécurité du Site web, d’améliorer votre expérience de navigation et de mieux comprendre le trafic et les interactions qui ont lieu sur celle-ci. Les Cookies ne causent aucun dommage matériel à votre ordinateur ou appareil et ne sont pas utilisés pour extraire vos Renseignements personnels.

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6.1.  Gestion et suppression des Cookies

Vous pouvez modifier les paramètres en matière de Cookies de votre navigateur, supprimer les Cookies et activer des paramètres de confidentialité supplémentaires, y compris la désactivation complète des Cookies, en allant dans le menu « Options », « Paramètres », « Préférences » ou « aide » de votre navigateur, selon le cas. Les liens suivants peuvent vous aider à mieux comprendre comment gérer les Cookies selon le navigateur que vous utilisez :

• Paramètres des cookies dans Internet Explorer
• Paramètres des cookies dans Firefox
• Paramètres des cookies dans Chrome
• Paramètres des cookies dans Safari

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Vous pouvez refuser toute publicité personnalisée en activant les fonctions de confidentialité de votre appareil mobile, telles que « Limit Ad Tracking » et « App Tracking Transparency » (iOS) et « Opt Out of Ads Personalization » (Android) afin de bloquer tous les Cookies. 

Vous pouvez refuser que des informations sur vos activités sur notre Site web soit partagées à Google Analytics en installant sur votre navigateur le module de navigation complémentaire pour la désactivation de Google Analytics. Ce module empêche le code JavaScript de Google Analytics (ga.js, analytics.js et dc.js) inséré sur les sites Web de partager à Google Analytics des informations concernant vos visites.

Vous pouvez refuser les publicités de Facebook basées sur les centres d'intérêt en suivant les instructions de Facebook. Pour obtenir des informations sur le fonctionnement des publicités de Facebook basées sur les centres d’intérêt, veuillez cliquer ici.

Vous pouvez également vous désinscrire des programmes de publicité de réseau effectuant le suivi de vos activités sur divers sites Web afin de vous fournir un contenu publicitaire personnalisé. Pour en apprendre davantage, veuillez consulter les pages suivantes :

• Alliance de la publicité numérique du Canada
•  Network Advertising Initiative
•  Page de retrait des publicités ciblées (AdChoices)

7. MESURES DE SÉCURITÉ

Tootelo met en œuvre une série de mesures de sécurité physiques, administratives, technologiques et organisationnelles raisonnables visant à protéger de manière adéquate la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification ou destruction non autorisée. Ces mesures comprennent notamment le cryptage, un pare-feu, le contrôle d'accès et des engagements de confidentialité avec nos Fournisseurs de services, etc.

Tootelo réévalue ses mesures et ses procédures de sécurité régulièrement et les modifie si nécessaire. Malgré les mesures décrites ci-dessus, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l’article 2 ci-dessus.

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8. LIENS VERS DES SERVICES DE TIERS 

Il peut arriver à l’occasion que nous incluions sur le Site web des références ou des liens vers des sites web, du contenu, des produits ou des services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par Tootelo, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux Services que nous offrons et ne s’étend donc pas aux sites web, contenus, produits ou services fournis par des tiers.  

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9. ENFANTS ÂGÉS DE MOINS DE 14 ANS

Nous ne recueillons ni n'utilisons sciemment de Renseignements personnels sur des enfants de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à l’article 2 ci-dessus pour demander que nous supprimions les Renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.

 De plus, seul un parent ou le tuteur légal de l’enfant âgé de moins de 14 ans peut accéder ou modifier les Renseignements personnels de ce dernier. À cette fin, nous pouvons demander tout document pertinent au parent ou au tuteur légal, comme une copie de tout entente de garde et de visite ou toute ordonnance judiciaire connexe, pour traiter toute demande d’accès ou de modification.

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10. CONTACTEZ-NOUS

Toute question, demande, commentaire, plainte ou préoccupation concernant la présente Politique de confidentialité, nos pratiques en matière de protection des Renseignements personnels ou vos Renseignements personnels doit être transmise à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l’article 2 de la présente Politique.

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